Mehr Resilienz für QS und Lieferfähigkeit

Veeva Systems identifiziert das Management von Konformitätsverstößen, Beschwerden, Audits und Risiken als wichtige Stellgrößen

  • Abb. 1: Qualitätsmanagement hilft auf vielfältige Weise, die eigene Supply Chain zu stärken.  © Iaroslav Neliubov/ShutterstockAbb. 1: Qualitätsmanagement hilft auf vielfältige Weise, die eigene Supply Chain zu stärken. © Iaroslav Neliubov/Shutterstock
  • Abb. 1: Qualitätsmanagement hilft auf vielfältige Weise, die eigene Supply Chain zu stärken.  © Iaroslav Neliubov/Shutterstock
  • Abb. 2: Mit vier Hebeln trägt das Qualitätsmanagement dazu bei, Zulieferer und Hersteller der Lebensmittelindustrie krisensicherer und wettbewerbsfähiger zu machen.  © Veeva Systems
  • Geert van Kempen, Veeva Systems © privat

Die globalen Lieferketten erfahren derzeit noch nie dagewesene Störungen. Nach der abrupten Abkühlung der Weltwirtschaft durch die Pandemie zog die Konjunktur viel schneller an als weithin gedacht. Die Folge: Vielerorts fehlt es derzeit an Waren und Fachkräften, auch in der Lebensmittelindustrie. Unternehmen suchen daher nach Möglichkeiten, ihre Lieferfähigkeit zu steigern. Eine davon ist es, die eigenen Potenziale mithilfe des Qualitätsmanagements (QM) so weit wie möglich auszuschöpfen.

„Mehr mit dem tun, was da ist“, nach diesem Motto handeln heute viele Unternehmen. QM-Verantwortliche werden daher immer häufiger gefragt, wie viele Rohstoffe und Materialien aufgrund von Qualitätsproblemen ausgemustert wurden und welche Fehler sich korrigieren lassen. Ebenso müssen sie Auskunft darüber geben, welche Zulieferer ein besonders hohes Risiko mit Blick auf die Lieferfähigkeit darstellen. Und schließlich wollen Führungskräfte öfter wissen, wo es Beschwerden von Großkunden wegen verspäteter oder ausbleibender Lieferungen gab.
All diese Fragen sind nicht leicht zu beantworten. Qualitätsmanager benötigen dazu Informationen aus verschiedensten Unternehmensbereichen, insbesondere aus dem Einkauf, Kundenservice, der Produktion, Materialwirtschaft und Qualitätssicherung. Im Idealfall fließen alle relevanten Informationen – entsprechend einem unternehmensweiten Prozess – in einem QM-System für die Lebensmittelsicherheit zusammen. Ein solcher Ansatz bietet Nahrungs- und Genussmittelherstellern vier Stellschrauben, an denen sie drehen können, um kurzfristig lieferfähiger und langfristig resilienter zu werden:

1. Management von Konformitätsverstößen

Anhand von Kennzahlen lässt sich der optimale Einsatz von Materialien, Anlagen und Personal überwachen. Schließlich gilt es, alle Ressourcen so einzusetzen, dass die bestehenden Kundenanforderungen auch bei schwierigen Rahmenbedingungen möglichst optimal bedient werden können. Unternehmen betrachten dazu bspw. den Grad der Auftragserfüllung oder die Gesamtanlageneffektivität, auch als Overall Equipment Effectiveness Rate (OEE) bekannt. Wem es gelingt, Konformitätsverstöße frühzeitig aufzuspüren, zu korrigieren oder gar zu unterbinden, vermeidet Ausschuss und Materialverschwendung, erhöht die Effizienz und hält so grundlegende Anforderungen des Qualitätsmanagements ein.

Immerhin bedeuten nichtkonforme Waren einen wesentlichen Kostenblock: Beschädigte oder aufgrund von Kontamination gesperrte Produkte dürfen nicht weiter in Umlauf gebracht werden, sie verbleiben im Lager. Dies kann zwischen 5 und 10 % des Umlaufvermögens ausmachen.
Unternehmen, die die Menge gesperrter Waren in ihren ERP-Systemen zuverlässig ermitteln und bewerten wollen, benötigen zunächst einen durchgängigen Prozess, zu dem die Finanz-, Produktions- und Qualitätsabteilung beitragen. Anschließend sind die Gründe für die Nichtkonformität zu klären, um eine langfristig niedrigere Ausschuss-Quote zu erzielen. Spezielle, auf das QM zugeschnittene Cloud-Lösungen können die Ursachenforschung hier deutlich erleichtern.

2. Beschwerdemanagement

Hat ein Lebensmittelhersteller Qualitätsschwankungen nicht unter Kontrolle, fällt dies spätestens seinen Kunden – oder schlimmer – den Endverbrauchern auf. Diese machen ihrem Unmut dann schnell in sozialen Netzwerken Luft. Im ungünstigsten Fall beeinträchtigt ein Konformitätsverstoß gar die Lebensmittelsicherheit und erfordert einen kostspieligen Rückruf inklusive Umtausch der betroffenen Chargen. Langfristig noch schwerer wiegen die Imageschäden: Ehemals treue Kunden entscheiden sich dann beim nächsten Einkauf womöglich für einen anderen Hersteller. Ein effizientes Beschwerdemanagement dient daher nicht nur dazu, aus Unzufriedenen wieder glückliche Kunden zu machen. Werden die Daten erfasst, zentral gespeichert und im Rahmen des QMs ausgewertet, erkennen Unternehmen die tieferen Ursachen kostenintensiver Rückrufe und können diese künftig proaktiv vermeiden.

3. Auditmanagement

In der Lebensmittel- und Getränkeindustrie sind Audits ein wichtiges Instrument, um die Einhaltung der Sicherheits- und Qualitätsstandards an allen Produktionsstandorten zu gewährleisten – sowohl in der eigenen Fertigung als auch bei Zulieferern. Mithilfe interner wie externer Überprüfungen lässt sich potenziellen Problemen in den Betriebsabläufen rechtzeitig gegensteuern. System-, Prozess- und Produktaudits gewährleisten kontinuierlich die Produktsicherheit, helfen den Output zu steigern und Unterbrechungen der Lieferkette zu verhindern.
Zu einem umfassenden und strukturierten Auditmanagement-Programm zählt die Erfassung sämtlicher Test- und Prüfergebnisse, der Ursachenanalysen und der daraus abgeleiteten Maßnahmen. Um bei der Fülle an Informationen nicht den Überblick zu verlieren und Dokumentationspflichten einhalten zu können, sollten alle Daten zentral zusammengefasst werden. Hinzu kommt, dass die erhobenen Angaben oft vertraulich sind und ein kurzfristiges Handeln erfordern. All dies macht die Verwendung digitaler Tools für das Auditmanagement zu einem Muss für jede Organisation, die mit mehreren Stakeholdern auf globaler Ebene zusammenarbeitet.

4. Risikomanagement

Seit seiner letzten Überarbeitung hat sich der ISO-Standard 22000 der ISO-Norm 9001 wesentlich angenähert. Dadurch hat das Risikomanagement jenseits der reinen Lebensmittelsicherheit an Bedeutung gewonnen. Infolgedessen gilt es, in regelmäßigen Abständen Gefahrenquellen aufzuspüren, sie zu bewerten und korrigierende Maßnahmen zu definieren. Zu berücksichtigen sind dabei insbesondere auch potenzielle Naturkatastrophen und Extremwetterereignisse, Rohstoffengpässe, Arbeitskräftemangel sowie Unterbrechungen der Lieferketten und in der Logistik.
Die wichtigsten Risiken gilt es dann in einem Business Continuity Plan (BCP) aufzugreifen. Dazu braucht es breite Unterstützung: aus dem Top Management ebenso wie aus sämtlichen Unternehmensbereichen. Je mehr Risiken es zu überwachen und im Fall der Fälle einzudämmen gilt, umso mehr lohnt sich zudem der Einsatz einer cloudbasierten Software für das Risikomanagement, die viele der regelmäßig anfallenden Aufgaben erleichtert. Das erkennen übrigens auch immer mehr Brancheninsider, wie eine aktuelle Umfrage [1] unter Herstellern in der Lebensmittel-, Konsumgüter- und Kosmetikindustrie belegt. Dabei gaben 46 % der Teilnehmenden an, in Digitalisierung zu investieren, um mit den Herausforderungen hinsichtlich Vorschriften, Standards und Erwartungen aus der Branche besser umzugehen.

Digitale Flexibilität statt starre Bordmittel

Aus den aktuellen Problemen in den globalen Lieferketten lassen sich viele Lehren ziehen. So haben die letzten Monate schonungslos aufgedeckt, wie wichtig es für die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens ist, interne Ineffizienzen zu erkennen sowie Schwächen in der gesamten Lieferkette bis hin zur Logistik zu identifizieren. Die damit verbundene Komplexität hat aber auch gezeigt: Wer versucht, all dies mit Hilfe von Tabellen oder anderen Bordmitteln in den Griff zu bekommen, tut sich unnötig schwer. Es bedarf digitaler Tools, die ein standardisiertes, umfassendes und integriertes Management von Konformitätsverstößen, Beschwerden, Audits und Risiken gewährleisten. Fortschrittliche Technologie ist damit zweifellos das beste Rezept, um ein Unternehmen und seine Supply Chain krisenfester zu machen.

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