EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937)

Interne Whistleblowing-Systeme stärken die Compliance-Kultur, von Moritz Homann, EQS Group

  • Abb. 1: Nicht zuletzt die EU-Kontrollverordnung wird durch die EU-Whistleblower-Richtlinie gestärkt.©respiro888 - stock.adobe.comAbb. 1: Nicht zuletzt die EU-Kontrollverordnung wird durch die EU-Whistleblower-Richtlinie gestärkt.©respiro888 - stock.adobe.com
  • Abb. 1: Nicht zuletzt die EU-Kontrollverordnung wird durch die EU-Whistleblower-Richtlinie gestärkt.©respiro888 - stock.adobe.com
  • Abb. 2: Mit internen Meldesystemen können Hinweisgeber Missstände einfach mitteilen und müssen Repressionen seltener fürchten, denn damit steigt der Druck auf alle, nicht mehr wegzusehen, sondern sich korrekt zu verhalten.
  • Moritz Homann,  Managing Director  Corporate Compliance, EQS Group

Bei der Aufklärung von Lebensmittelskandalen spielen Hinweisgeber, die auf Missstände hinweisen, immer wieder eine große Rolle. 2008 deckte Kenneth Hendrik einen spektakulären Salmonellen-Skandal bei einem texanischen Erdnuss-Verarbeiter auf. 1994 enthüllte hierzulande Margrit Herbst BSE-Fälle in einem Schlachtbetrieb im Kreis Segeberg. 2020, während der Corona-Pandemie, hatten Mitarbeiter und Dienstleister Verstöße gegen Corona-Abstandsregeln in Schlachtbetrieben mit Videoaufnahmen belegt.

Ob es um Verunreinigungen, Bakterien, Etikettenschwindel, Arbeitsbedingungen oder unlautere Werbemaßnahmen geht: Gelangen die Missstände durch externe Hinweisgeber an die Öffentlichkeit, entstehen den betroffenen Unternehmen große Schäden. Die öffentliche Debatte ist geprägt durch eine Politisierung und Moralisierung der Lebensmittel im Licht von Umweltschutz, Gesundheitsvorsorge, Tierethik, sozialer Verantwortung sowie der ethischen Unternehmensführung.

Hinweisgeber jedoch lösen nicht nur Skandale aus. Agieren sie intern, bilden sie eine Ressource der ethischen Unternehmensführung. Forschungen zu Whistleblowern zeigen: Ganz überwiegend möchten sie nur intern melden. Hinweisgeber identifizieren sich nämlich in besonderem Maße mit den Unternehmen, ihren Werten und Produkten. Doch wenn hinweisgebende Mitarbeiter ausgegrenzt, versetzt oder gar gekündigt werden, wächst die Gefahr, dass sie sich an Behörden oder Öffentlichkeit wenden.

Neue Regeln schützen Hinweisgeber
Auf Betreiben der EU-Kommission wurde 2019 die EU-Whistleblower-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern verabschiedet (2019/1937). Bis Ende des Jahres sind zunächst Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern betroffen. Bis Ende 2023 müssen Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitern nachziehen. Unternehmen werden verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzuführen, die internen oder externen Informanten dazu dienen, – mutmaßliche – Missstände an eine verantwortliche Stelle im Unternehmen melden zu können.

Nach dem Willen der EU sollen Hinweisgebersysteme künftig sicherstellen, dass Zeugen oder beteiligte Unternehmen auf Missstände aufmerksam machen können – und zwar bevor sich ein Hinweisgeber an externe Stellen, z. B.

Aufsichtsbehörden, wendet oder sich öffentlichkeitswirksam äußert. Es geht um den Schutz jener, die Missstände in Unternehmen aufdecken. Auch wenn das Gesetz von der Koalition in Berlin diesen Mai gestoppt wurde, wird es die neue Regierung wohl zügig umsetzen.

Compliance entwickelt sich damit noch ein gutes Stück mehr zur Alltagsaufgabe in Unternehmen. Typische Fragen können sein: Wie reagieren Mitarbeiter, wenn sie beim Herstellen, Verpacken und Etikettieren Zeugen von fahrlässigem Verhalten und Ungereimtheiten werden? Was ist zu tun, wenn Havarien bei der Herstellung und Lagerung zur Schädigung von Lebensmitteln führen? Lassen sich leichte Verunreinigungen der zugelieferten Rohstoffe tolerieren – besonders wenn dies viel Ausschuss und hohe Kosten nach sich zieht?

Interne Hinweisgebersysteme einführen
Die Einführung interner Hinweisgebersysteme bietet für die alltägliche Compliance-Kultur beträchtliche Chancen. Mit Hilfe interner Meldesysteme können Hinweisgeber Missstände einfach mitteilen. Repressionen sind deutlich seltener zu befürchten. Damit steigt der Druck auf alle, nicht mehr wegzusehen und sich korrekt zu verhalten.

Wie können Unternehmen die EU-Richtlinie umsetzen und gleichzeitig alle eingehenden Hinweise rechtssicher bearbeiten? Interne Hinweisgebersysteme können laut Richtlinie unterschiedliche Meldekanäle sein: darunter Telefonhotlines, Ombudsstellen, digitale Systeme oder kombinierte Systeme zur sicheren Kommunikation und Analyse von Missständen. Ein internes Hinweisgebersystem gilt als Frühwarnsystem, um Missstände zu identifizieren und zu bekämpfen. Es bildet somit die Grundlage für ein erfolgreiches Risikomanagement. Hinweisgeber können sich zuerst an eine interne Instanz wenden. Externe Meldungen durch Mitarbeiter werden damit unwahrscheinlicher.

Vielen Hinweisgebern ist der Schutz ihrer Identität wichtig: Der „Whistleblowing Report 2019“ der EQS Group und der Hochschule Graubünden zeigt, dass bei Unternehmen, die anonymes Melden ermöglichen, mehr als die Hälfte der Erstmeldungen in anonymisierter Form eingehen. Unternehmen sollten diesen Bedarf anerkennen und anonyme Meldungen ermöglichen. Für Anonymität muss das Unternehmen technisch sicherstellen, dass die meldende Person nicht durch persönliche Merkmale (z. B. Abteilung, IP-Adresse, Telefonnummer, Stimme, Handschrift usw.) identifiziert werden kann. Dafür müssen die übermittelten Daten verschlüsselt verarbeitet und gespeichert werden. Dies können Ombudsstellen oder Telefon-Hotlines nicht gewährleisten.
Maximale Anonymität, Sicherheit und DSGVO-Konformität bieten nur digitale Hinweisgebersysteme. Sie anonymisieren alle personenbezogenen Daten und erfüllen im besten Fall die Kriterien einer ISO-Zertifizierung. Digitale Meldesysteme liefern noch weitere Vorteile: Sie lassen sich unter Umständen sehr gut in den digitalen Workflow bestehender Compliance Management Software integrieren. Digitale Systeme sind zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort aus erreichbar. Meldungen lassen sich effizient verwalten und dokumentieren. Zudem erlauben sie eine einfache Aufbereitung der gemeldeten Fälle für Statistiken und Berichte. Außerdem stellen sie eine zentrale und einfach zu erreichende Anlaufstelle für Hinweisgeber dar. Schließlich lassen sich digitale Systeme sehr leicht in mehreren Sprachen betreiben und von mobilen Geräten wie Handys sicher nutzen. Dies fördert eine aktive Speak-Up-Kultur.
Damit ein Unternehmen von einem Hinweisgebersystem profitieren kann, sollte es alle einbeziehen, die im Unternehmen vom Meldesystem und der Vorgangsbearbeitung betroffen sind. Laut „Whistleblowing Report 2019“ sind die Mitarbeiter die wichtigste Anspruchsgruppe. Wer sein System zudem für Außenstehende öffnet, verstärkt den Druck auf regelkonformes Verhalten. Außerdem steigen durch Meldungen von Externen die Chancen, Missstände früh zu entdecken und Schäden zu minimieren.

In allen vier Ländern, in denen die Umfrage zum „Whistleblowing Report 2019“ durchgeführt wurde (Deutschland, Frankreich, Schweiz, UK), gingen im Schnitt pro untersuchter Meldestelle 52 Hinweise ein. Etwa jede zweite Meldung, die bei den untersuchten Unternehmen einging, erwies sich als relevant und gehaltvoll. Missbräuchliche Meldungen, die lediglich opportunistischer Natur sind und dazu dienen, jemanden gezielt zu denunzieren, sind laut Report sehr selten.

Neben diesen Maßnahmen, die vordergründig Rechtskonformität mit der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem deutschen Hinweisgeberschutz herstellen, brauchen Unternehmen flankierende Kommunikationsmaßnahmen. Mitarbeiter und Externe müssen von der Plattform wissen: Nur dann kann das Meldesystem als effektives Frühwarnsystem dienen. Den Mitarbeitern sollte klar sein, was mit Hinweisen geschieht, wie sie bearbeitet werden und wie das Unternehmen auf Missstände reagiert. Gängige Ängste vor einer Denunziationskultur kann das Unternehmen respektieren und ansprechen. Das Management sollte die Hinweisgebersysteme als Werkzeuge einer ethischen Unternehmensführung begrüßen – und damit ein Zeichen setzen.
Lebensmittel und Nahrung stehen im Fokus des gesamtgesellschaftlichen Wandels hin zu mehr Nachhaltigkeit. Dabei entscheidet die Compliance-Kultur von Lebensmittelproduzenten und Händlern, mit was Kunden die jeweiligen Produkte verbinden und ob sie diese gern kaufen, weitervertreiben und selbst anbieten – oder schließlich: genießen.

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