Die 1928 als Kartoffelfabrik gegründete Emsland Group ist heute Deutschlands größter Kartoffelstärkeproduzent und weltweit führender Hersteller von Stärkeprodukten, Proteinen, Fasern, Kartoffelflocken und -granulaten. Auf der Basis von Kartoffel-, aber auch Erbsen- und Bohnenstärke werden Produkte für die weiterverarbeitende Industrie entwickelt und produziert und weltweit vertrieben. Ob Nahrungsmittel, Kleb- und Baustoffe, Textilien oder Tiernahrung – in vielen Dingen des täglichen Lebens ist ein Produkt der Emsland Group enthalten. Bei einer solchen Komplexität ist ein unterstützendes IT-Management System unerlässlich.

Die Unternehmensgruppe verfolgt eine ganzheitliche Strategie, die neben Rohstoffbeschaffung und Produktion vor allem der Forschungs- und Entwicklungsarbeit einen hohen Stellenwert einräumt. Dabei sind hohe Qualitätsstandards und ein perfektes Zusammenspiel aller Fachabteilungen des Unternehmens unerlässlich. Ein Qualitäts- und Hygienemanagement unterstützt seit 2001 diese Vorgaben. Um alle Abläufe in dem weit verzweigten und weiter expandierenden Unternehmen noch effizienter zu gestalten, beschlossen die Verantwortlichen im Jahr 2006 die Einführung eines Integrierten Managementsystems, das alle Bereiche systematisch koordiniert und normkonforme Prozesse und Abläufe unter Kontrolle hält.

Auditoren empfahlen Neuordnung des Managementsystems

Michael Hermann, Leiter Arbeits- und Gesundheitsschutz der Emsland Group, erinnert sich: „Im Rahmen von ISO-Zertifizierungen im Bereich Qualitätsmanagement regten die Auditoren zunächst an, unsere Dokumentenlenkung zu optimieren. Das gab uns den Anstoß, die Einführung eines völlig neuen Integrierten Managementsystems in Erwägung zu ziehen“. Geschäftsführung, Werksleitung und Qualitätsmanagement machten sich gemeinsam auf die Suche nach der optimalen Lösung und entschieden sich 2007 für die Aachener Firma Consense, Anbieter innovativer Software-Lösungen für Integrierte, Qualitäts- und Prozessmanagementsysteme. Die von Consense vorgeschlagene Lösung IMS Enterprise ist speziell auf große Unternehmen mit mehreren nationalen und auch internationalen Standorten ausgelegt. Sie berücksichtigt die besonderen Anforderungen, die sich in Unternehmen mit derart komplexen Organisationsstrukturen ergeben. Zu den Möglichkeiten, die Consense IMS bietet, zählen unter anderem das dezentrale Arbeiten in einem gemeinsamen System, replizierte Datenbanken, die für Sicherheit und schnelle Zugriffe an allen Standorten sorgen, standort- und unternehmensweit geregelte Rechtestrukturen und Freigabeabläufe sowie die Unterstützung mehrerer Sprachversionen. Insgesamt war die Einführung von Consense IMS mit dem Wunsch nach mehr Transparenz und homogeneren Informationsstrukturen verbunden, um bspw. vorhandenen Daten einen prozessübergreifenden Nutzen abgewinnen zu können. Davon profitieren jetzt alle Mitarbeiter: Während zuvor Dokumente wie Prozessbeschreibungen auf einer Reihe von dezentralen Datenbanken gespeichert waren, sind diese jetzt für jeden Beschäftigten immer in aktueller Version verfügbar.

Planung, Steuerung und Auswertung durch Modul „Auditmanagement“

Ein intern gebildeter IMS-Kreis aus sechs Mitarbeitern ist seit der Entscheidung für Consense IMS Enterprise mit der Einführung und Entwicklung des Systems betraut. Da eine Dokumentation der in den einzelnen Werken der Emsland Group ablaufenden Prozesse bereits vorhanden war, konnten diese in das neue System überführt werden. Richtlinien zur Aktualisierung von Dokumenten inklusive der dazugehörigen Freigabeworkflows wurden überarbeitet. Auch die Abläufe sämtlicher Audits sind neu geregelt: Etwa 50 bis 60 interne Auditoren, verteilt auf die fünf Werke der Emsland Group, übernehmen die Vorbereitung der verschiedenen externen Audits, bei der sie von dem Modul „Auditmanagement“ in der kompletten Planung, Steuerung und Auswertung unterstützt werden. Mit diesem Baustein des Systems lassen sich beliebige Audittypen inklusive konfigurierbarer Workflows und dazugehöriger Ausdrucke durchführen und dabei flexibel den unternehmensspezifischen Abläufen anpassen. Die dabei gewonnen Ergebnisse können direkt an das Modul „Maßnahmenmanagement“ des Systems angebunden werden. Allein im Hinblick auf die Auditierungen hat sich die Einführung des neuen Systems gelohnt, findet Michael Hermann: „Bei aktuellen Zertifizierungen nach Einführung von Consense IMS Enterprise, z.B. bei unserer Umweltzertifizierung, wurde die Umstellung auf das neue System immer besonders positiv erwähnt. Das bestätigt uns eindeutig, dass diese Lösung ein geeignetes Werkzeug für unsere Qualitäts- und Managementprozesse ist. Da hat sich die Arbeit, die wir in die Umstellung gesteckt haben, wirklich gelohnt.“

Erleichterte Dokumentenpflege

Denn die Einführung des neuen Systems hat bei der Emsland Group auch in der internen Struktur Veränderungen ergeben, die anfangs skeptisch von einigen Mitarbeitern aufgenommen wurden. Während bspw. der Bereich Qualitätsmanagement bislang im Hinblick auf Behördenvorgaben und ISO-Zertifizierungen viele Abläufe steuerte und die jeweiligen Abteilungsleiter in der Dokumentenaufzeichnung beriet, ist diese Dienstleistung angesichts des Wachstums der Unternehmensgruppe, der verschiedenen Standorte und unterschiedlichen Geschäftsfelder künftig nicht mehr in dieser Form zu leisten. Mit Einführung des neuen Systems, das über eine besonders anwenderfreundliche Benutzungsoberfläche verfügt, kann die Verantwortung für Pflege und Aktualität der Dokumente nach entsprechenden Schulungen an die jeweiligen Abteilungsleiter zurückgegeben werden. Die Mitarbeiter der Emsland Group für das neue System zu gewinnen, war angesichts einer Reihe von erheblichen Erleichterungen im Arbeitsalltag schnell möglich: Hier stießen insbesondere die Funktionen der elektronischen Freigabe und Revision sowie die sehr komfortable Wiederauffindbarkeit von Dokumenten auf positive Resonanz. Die Dokumentenpflege durch die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter ist längst zur Selbstverständlichkeit geworden und gehört zum alltäglichen Umgang. „Was sich anfangs nach Mehrarbeit anhörte, wurde an anderer Stelle durch klar strukturierte, beschleunigte und effizientere Abläufe zu einem echten Gewinn“, meint Michael Hermann. Nach ausführlichen Schulungen landen bei ihm mittlerweile keine Fragen mehr zu den grundlegenden Funktionen des Systems: „Und für spezielle Anforderungen, die unser Team auch nicht immer sofort lösen kann, nutzen wir gern die Hotline von Consense, mit der wir überaus positive Erfahrungen gemacht haben. Die Mitarbeiter dort sind sehr engagiert und haben immer schnell eine Lösung für uns erarbeitet.“

Effiziente Reklamationsbearbeitung und Analyse

Auch für die Kunden der Emsland Group sind die optimierten Unternehmensabläufe spürbar. Michael Herrmann erläutert: „Das lässt sich besonders gut an dem Modul Reklamationsmanagement beschreiben, das wir ebenfalls eingeführt haben. Während früher für jede Reklamation ein eigener Bericht angefertigt werden musste, lässt sich jetzt jeder Reklamationsvorgang erfassen und steuern. Auf Knopfdruck wird jetzt ein Reklamationseingangsbericht erstellt. Das ist eine große Erleichterung für die Kollegen aus der Reklamationsbearbeitung. Und Kunden schätzen unsere schnelle Reaktion: Innerhalb von zehn Minuten könnten wir jetzt Feedback geben.“ Intern geben die von Consense IMS erstellten Reklamations- Analysen Auskunft über Ursachen, Kosten und Risiken, sodass auf der Ebene der Verantwortlichen die nötigen Maßnahmen eingeleitet werden können. Rund vier Jahre nach der Einführung des integrierten Managementsystems zeigt sich Michael Hermann höchst zufrieden: „Unsere ursprünglichen Anforderungen an das System haben wir komplett abgedeckt. Jetzt geht es ans ‚Finetuning’ – denn die Emsland Group entwickelt sich ständig weiter. Und dank der Consense Enterprise-Lösung kann unser System mitwachsen.“